Si hay algún tipo de viaje que no debe dejarse al azar, estos son los viajes de negocios o corporativos. Estos viajes no están hechos para la improvisación ya que podría suponer un alto coste económico a la empresa, además de no conseguir con ello los objetivos propuestos, es por este motivo que existen los programas de viajes.
Los viajes corporativos deben estar planificados y recogidos en un programa de viajes
El programa de viajes, por lo tanto, se podría decir que se trata de un documento en el que se reflejarán aspectos muy relevantes para la planificación del mismo y lograr que sean más eficaces. Entre ellos:
- El presupuesto para el viaje y una estimación de los gastos.
- El ámbito de los viajes, esto es si se necesita viajar al extranjero, o son nacionales.
- Cómo se va a realizar la gestión de los pagos
- El transporte o transportes que se usarán durante el viaje de negocios.
- Posibilidades de hoteles en los que reservar.
- O una lista de restaurantes en los que comer.
El programa de viajes corporativo debe reflejar un presupuesto
Pero no es lo único que debe contener. En este documento también es interesante que se incluyan ciertos detalles de ejecución como por ejemplo las tareas que se llevarán a cabo durante el mismo y papel de cada una de las personas que viajarán.
Lo que es evidente es que cada empresa tiene una necesidad diferente, no obstante, todas ellas necesitarán de este documento para que pueda ser trasladado a los empleados con una correcta política de viajes corporativos eficaz y concisa, y sobre todo que se adapte a las normas e imagen de la empresa.
Una buena recolección de todos estos datos sin duda permitirá un mejor control de los gastos.